MVP, часть 3: Составление workflow

Опубликовано 10.09.2020 · в Сайт своими руками

Сегодня в статье мы рассмотрим такой инструмент проектирования и подготовки документации как составление WorkFlow (воркфлоу, поток работ, рабочий процесс, поток документов).
Обратимся к википедии

Поток работ (workflow) — графическое представление потока задач в процессе и связанных с ним подпроцессах, включая специфические работы, информационные зависимости и последовательность решений и работ.

Иначе говоря это диаграмма обмена информацией или документами в компании.

Пример из жизни:

Вы планируете открыть завод по производству машин (ничего себе такие амбиции, ну предположим). В предпроектном проектировании вы, скорее всего, будете разбираться в том, как построен процесс изготовления машины от чертежа на бумаге до готового продукта. Поскольку в процессе участвуют несколько отделов, вам потребуется согласовать (и что очень важно — оптимизировать) их работу между собой.

Вы решаете, что отдел А при конкретных условиях будет передавать в отдел Б в конкретный момент времени конкретный объем информации. После чего отдел Б обязан выполнять конкретный набор действий, основываясь на полученные данные.

Ваша задача как организатора/проектировщика/менеджера проекта либо использовать отлаженные (ранее кем-то проверенные) схемы работы, либо разработать свою собственную в рамках данного Бизнес процесса(БП).
Думаем, суть ясна.

Где требуется разработка воркфлоу в проектировании сайтов?
Все зависит от сложности задачи, количества взаимодействующих систем и ролей в потоке. Мы рекомендуем начинать отрисовку, когда в БП участвуют 3 и более единиц.

Для простых сайтов (например LP или визитки) это не требуется, в них происходит обработка заказа в виде: поступила заявка, менеджер принял ее, позвонил клиенту.
А вот, например, для интернет магазина цветов будет связка элементов:
Покупатель (личный кабинет) — менеджер (CRM) — доставка (система логистики) — Покупатель (моб приложение для отслеживания). Система может расти.

Как составить?
При разработке как сложных так и простых систем стоит придерживаться принципа от большого к малому: начинать с ролей, а дальше переходить к документам и информации, которую они передают друг другу.

В нашей команде разработка воркфлоу начинается с интервьюирования действующих лиц. От каждого из них мы получаем входящую и исходящую для них информацию, сложности в обработке и инструменты, используемые при осуществлении своей части работы.

Входящая/исходящая информация: мне поступает письмо с требованием собрать все компании за предыдущий год, отвечающие определенным параметрам.
Сложности в обработке: компаний слишком много, мне хочется, чтобы был простой и понятный поиск по большому количеству сущностей — полное и сокращенное название компании, ИНН, количество заявок всего/в обработке, последняя переписка с клиентом и т.д.
Инструменты: письма на почте, заметки в CRM, звонки, документы в “облаке”.
Список задач: подписание и редактирование входящих документов, поиск требуемых для этапа документов и т.д.

Задача проектировщика собрать все воедино и продумать структуру папок, категорий, систему документооборота, а также, конечно, фильтры и удобный поиск в системе. Здесь мы рекомендуем собирать информацию в таком виде:

Начать с создания библиотеки БП предприятия, например:
Для домовладельца обеспечить возможность:

  • Подавать показания счетчика водоснабжения
  • Заказывать услуги УК, выбирая из списка услуг или в свободной форме
  • Видеть статус заявки
  • Получать счета на оплату

Для УК обеспечить возможность:

  • Вносить показания двухтарифного счетчика электроэнергии
  • Устанавливать тарифы на водоснабжение и на электроэнергию с привязкой к дате действия
  • Создавать категории услуг и услуги с ценой и единицами измерения

Далее следует определение следующих перспектив (типов связей)

1. Перспектива данных (data perspective);
Это массив всей информации, которая «живет» в системе.

2. Перспектива ресурсов (resource perspective);
Это действующие элементы в процессе — как люди, так и машины.

3. Перспектива операций (operational perspective);
Это список всей действий/взаимосвязей, как автоматических, так и назначенных исполнителями.

4. Перспектива действий во времени;
Это определенные правила того, в какое время должны происходить те или иные события.

Собираем все воедино:

Построение простой workflow компании

Фактически на данном этапе мы решаем проблему взаимодействия оборудования и человеческих ресурсов, порядка действия. Отсюда вытекают задачи менеджмента/проектировщика/Product Owner — синхронизировать этапы решения задач, сократить период ожидания, контролировать каждый цикл, минимизировать вероятность ошибки и пр.

На каком этапе используется ворклоу?

Это начало разработки — предпроектное исследование, проектирование и тестирование(составление сценариев).

В завершении: Составить четкое представление о рабочем процессе — значит заручиться гарантией того, что самые важные операции будут выполняться верно, причем каждый раз.

P.s. Парадигмой WF-системы является «поток документов», он же Document Flow. Здесь всякую деятельность можно представить в виде документов, путешествующих между их редакторами по определенному маршруту в соответствии с заданными правилами.
Обычно системы документооборота дополняются системами хранения образов бумажных документов и системами версионного контроля.